El proceso de combinar correspondencia consiste en generar documentos, etiquetas postales o cualquier otro tipo de documento combinado, a partir de una fuente de datos y un documento modelo o principal.
La función de Combinar documentos permite crear rápidamente documentos personalizados combinado información de dos ficheros diferentes. Por ejemplo se podría combinar una lista de nombres y direcciones de un fichero (el fichero de datos fuente) con una carta de otro fichero (el fichero documento principal) para producir diversas cartas personalizadas.
DOCUMENTO PRINCIPAL
El documento principal es aquél que contiene el texto (gráficos, etc.), que va a contener datos comunes, en el que se dejarán unas “zonas” sin escribir, aquellas que son propias de cada documento (nombres, cifras, direcciones, etc.), para después insertar esos datos personalizados de cada documento, utilizando la función Combinar correspondencia.
Se crea un documento con el texto que se repite en todas las cartas y se “dejan los zonas” en las que irán los datos que van a variar, como el nombre del destinatario, su dirección, etcétera. Este documento se llama documento principal.
Se insertan unos elementos especiales llamados campos. Estos campos se sustituirán por datos reales en el momento en el que se combine el documento principal con el de datos.
DOCUMENTO DE DATOS
Contiene los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente.
CREACIÓN DE CARTAS O DISTRIBUCIONES MASIVAS
Crea un documento principal que será el que contenga los datos comunes y el diseño, también puedes utilizar un documento existente.
A través de un ejemplo ilustraré los pasos para combinar correspondencia:
1\ Un documento principal, en este caso es la comunicación a los padres del importe del servicio de comedor de sus hijos. Crea un documento principal y guarda con el nombre “Comunicación Importe Comedor”, de características similares al siguiente:
2\ Documento de datos, Crea la siguiente tabla
Guarda con el nombre Alumnos con servicios de comedor.
3\ En el documento principal, Comunicación Importe Comedor, activa la ficha correspondencia, y en la zonaIniciar combinación de correspondencia,
4\ Seleccionar destinatarios, elige Usar una lista existente,
5\ Por defecto el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, va a la ruta Mis archivos de origen de datos, obviamente puedes usar otra ubicación. Selecciona Comunicación Importe Comedor. Observa como se activan muchps de los comandos que permanecían inactivos.
6\ Para insertar los campos:
7\ Clic en la Vista previa de resultados de la zona con el mismo nombre. Visualizas una de las carta con los datos reales, si deseas ver el resto de cartas combinadas habrás de hacer clic en los botones
 (anteriores) ó  (posteriores)
8\ El último paso seleccionado Editar documentos individuales…, crearás todos documentos combinados en un solo documento nuevo, que podrás guardar con otro nombre, y no se alterará con los posteriores cambios que realices en el documento principal, siguiendo el ejemplo puedes nombrar con octubre11.
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y selecciona Nombredel_alumno, pulsa espacio y repite pasos para seleccionar Apellidosdel_alumno, Intro y inserta curso,… repite la secuencia de pasos hasta insertar los campos que desees.
Clase 16 - Tablas de contenido
ÍNDICES
La creación de tablas de contenido, ilustraciones e índices son tareas habituales en aquellas personas, que realizan presupuestos, proyectos, trabajos de texto extensos, etc. Un índice proporciona los números de página de elementos que se desea buscar en un documento, las tablas de contenido e ilustraciones muestran los títulos e ilustraciones numerados según aparecen en los documentos.
Para producir un índice primero deben crearse las marcas de índice. Se va a explicar el procedimiento, a través de un sencillo ejemplo:
- Copiar el siguiente texto:
FERTILIZANTES
Para el jardín son preferibles los abonos orgánicos.
El mantillo o estiércol maduro no deja de ser, con razón, el “oro del jardinero”
Los abonos de efecto retardado, como la harina de huesos o de cuerno, son un complemento ideal para el mantillo o estiércol. Las plantas bulbosas y tuberosas suelen estar perfectamente abastecidas con esta mezcla.
El comercio especializado dispone de abonos orgánicos fácilmente solubles y líquidos.
Existe también una amplia oferta de Abonos minerales, tanto líquidos como en polvo. Su ventaja respecto a la mayoría de los abonos orgánicos consiste en que puede disponerse inmediatamente de ellos. Sin embargo,. Los abonos minerales se depositan en las aguas subterráneas contaminándolas.
EL RIEGO
Las plantas bulbosas necesitan cantidades variables de agua.
En primavera, durante el crecimiento, casi todas necesitan mucha agua. Pero como el suelo contiene bastante humedad del invierno, sólo se regará si la sequía y el calor son intensos.
En verano, por el contrario, las necesidades de agua son variables.
Las plantas que florecen en primavera prefieren suelos secos. En zonas lluviosas, es conveniente un buen drenaje.
Las plantas de largos tallos que florecen en verano como las Dalias, Gladiolos y otras, necesitan mucha agua durante el estío.
- Seleccionar la palabra abonos orgánicos. A continuación clic en Marcar entrada
del grupo Índice.de la ficha Referencia, aparecerá el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, con la palabra seleccionada en el cuadro Entrada. Seguidamente hacer clic en el botón Marcar Todas (se marcan automáticamente todas las veces que aparece en el texto la palabra abono).
- El cuadro de diálogo permanece abierto para que se puedan marcar varios elementos de índice (Cuando se desee seleccionar una palabra, solo habrá que hacer clic sobre el documento, y para marcar la entrada, habrá que hacer clic sobre el cuadro de diálogo).
- Seleccionar las siguientes palabras y marcarlas como elementos de índice: abonos orgánicos, mantillo, estiércol, oro del jardinero, abonos de efecto retardado, harina de huesos o de cuerno, bulbosas, tuberosas,solubles , líquidos, Abonos minerales, aguas subterráneas, primavera, verano, drenaje, Dalias, Gladiolos, estío.
- Cuando se hayan terminado de marcar todas las entradas , hacer clic sobre el botón Cerrar.
- Una vez finalizado el proceso de definición de marcas de índice, sólo se tiene que insertar el índice propiamente dicho en el lugar del documento que se desee. Siguiendo el siguiente procedimiento:
- Seleccionar de la ficha Referencias, en la zona Índice, el comando Insertar índice.
- En el cuadro de lista Formatos elegir el estilo que se desee y Aceptar.
TABLAS DE CONTENIDO
Las tablas de contenido están estrechamente ligadas a los estilos definidos en un documento. Por ello, es imprescindible utilizar diferentes estilos para establecer una diferencia entre apartados de un documento. Este proceso, ayuda en gran medida a la creación de tablas de contenido, puesto que se pueden seleccionar los estilos personales o por defecto definidos en un documento y así crear la tabla de contenidos que se desee. Por ejemplo en este manual los títulos, subtítulos, y actividades (TEMA, 1, 2, 3) están basados en seis estilos en niveles diferentes.
Pasos para crear una tabla de contenidos:
1\ Situar el punto de inserción en el lugar del documento donde se quiera insertar la tabla de contenido (normalmente al principio o al final del documento).
2\ Seleccionar el comando Insertar Tabla de contenido del desplegable del botón Tabla de contenido del Grupo del mismo nombre dentro de la ficha Referencias.
3\ Hacer clic sobre el botón Opciones de la ficha Tabla de contenido, se abre el cuadro de diálogoOpciones de tabla de contenido. En este cuadro de diálogo se debe indicar el nivel que va a ocupar cada uno de los estilos (1, 2, 3, ...) y suprimir aquellos niveles que Word haya seleccionado por defecto.
4\ Aceptar.
5\ Para cambiar el estilo y formato de la tabla de contenido habrá que hacer clic sobre el botón Modificar. Se abre el cuadro de diálogo Estilo, donde aparecen los nombres de los estilos de Tabla de contenido, Word les asigna el nombre de TDC 1, TDC 2, TDC3,…El procedimiento para modificar el estilo, es el expuesto en el Tema 10.
6\ Seleccionar de la ficha Tabla de contenido, en el cuadro de lista Formatos elegir el estilo que se desee yAceptar.
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